Privacyverklaring Brandweerzone Vlaams-Brabant West
————————————————————————
1. Bescherming van persoonsgegevens
2. Tot wie kunt u zich wenden met vragen (verwerkingsverantwoordelijke)?
3. Wat zijn persoonsgegevens?
4. Voor welke doeleinden worden uw persoonsgegevens verwerkt?
5. Rechtsgronden
6. Welke personen of categorieën van personen kunnen uw gegevens “ontvangen” (inkijken, verwerken, beheren)?
7. Delen met derden en/of doorgifte buiten de EU
8. Hoe worden uw persoonsgegevens ingezameld?
9. Beveiligen
10. Bewaren
11. Informatie
12. Klachten
————————————————————————
1. Bescherming van persoonsgegevens
Onze zone hecht groot belang aan de bescherming van de persoonlijke levenssfeer en verwerkt persoonsgegevens met de grootste zorg. Hieronder leggen we uit hoe we met de persoonlijke gegevens van onze burgers omspringen. Onze Brandweerzone houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), elders ook GDPR (General Data Protection Regulation) genoemd.
Dit betekent dat wij:
- persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze privacyverklaring;
- de verwerking van persoonsgegevens beperken tot enkel die gegevens die minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
- vragen om jouw uitdrukkelijke toestemming wanneer deze nodig is;
- passende technische en organisatorische maatregelen nemen om persoonsgegevens te beveiligen;
- geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
- de rechten omtrent persoonsgegevens respecteren.
Voor definities van de in deze tekst gebruikte begrippen zoals “Persoonsgegevens”, “verwerken”, “verwerkingsverantwoordelijke”, etc. verwijzen wij naar de AVG/GDPR: Inhoudsopgave EU algemene verordening gegevensbescherming (EU-AVG).
2. Tot wie kunt u zich wenden met vragen (verwerkingsverantwoordelijke)?
Brandweerzone Vlaams-Brabant West, LAAN I nr 57, B-1770 LIEDEKERKE, is de verwerkingsverantwoordelijke voor alle activiteiten van haar diensten. Alle brandweerposten op ons grondgebied vallen hier ook onder. De individuele ambtenaar die jouw persoonsgegevens verwerkt, wordt – in de betekenis van de AVG/GDPR – niet beschouwd als verantwoordelijke.
Met vragen over de privacyverklaring, verwerkingen van je persoonsgegevens en de genomen maatregelen kan je terecht bij
- de DPO of functionaris voor de gegevensbescherming via het e-mailadres privacy@ZVBW.be
- de Zonecommandant via het e-mailadres communicatie@zvbw.be
3. Wat zijn persoonsgegevens?
Persoonsgegevens zijn alle gegevens waarmee iemand je kan identificeren, rechtstreeks of onrechtstreeks.
Rechtstreeks met je naam, identiteitskaartnummer of rijksregisternummer, pasfoto..
Onrechtstreeks door een combinatie van verschillende soorten informatie
- geboortedatum, leeftijd en/of geslacht kunnen we je herkennen.
- met je e-mailadres, telefoonnummer of zelfs IP-adres (het internetadres van je computer)
- met foto’s, beeldmateriaal en hun bijhorende gegevens (ook wel metadata genoemd) zoals locatie of tijdstip waarmee we iemand kunnen herkennen.
Persoonsgegevens zijn dus alle gegevens die we op de één of andere manier aan jou kunnen koppelen.
4. Voor welke doeleinden worden uw persoonsgegevens verwerkt?
In het algemeen verwerkt onze Zone persoonsgegevens om de dienstverlening te kunnen uitvoeren.
De term ‘verwerking’ is een erg breed begrip: alles wat we met je persoonsgegevens doen, zijn ‘verwerkingen’: ze opslaan, raadplegen, doorsturen, ordenen, verspreiden, bijwerken, koppelen, enzovoort.
Onze zone verwerkt jouw gegevens niet voor commerciële doeleinden. We maken ook geen interesseprofielen (profileren) aan zonder dat je hiervoor jouw toestemming geeft.
4.1 Camerabewaking en drones
4.1.1 Camerabewaking
Onze Zone voorziet camerabewaking op onze locaties, het openbaar domein en aan onze gebouwen. Alle camera’s voldoen aan de vereisten zoals opgenomen in de huidige Camerawet (2007/2018). De camera’s zijn officieel aangegeven via aangiftecamera.be.
Deze bewakingscamera’s hebben tot doel om de eigendommen van de Zone te beschermen, overlast aan te pakken en de controleren en de openbare veiligheid te handhaven.
De aanwezigheid van bewakingscamera’s wordt steeds gesignaleerd met pictogrammen. Wanneer je jezelf begeeft op een locatie waar er bewakingscamera’s aanwezig zijn, bestaat de kans dat je gefilmd wordt. Daarbij worden dan ook jouw persoonsgegevens verwerkt.
Enkel geautoriseerde personen krijgen toegang tot de opgenomen beelden. Indien deze beelden geen bijdrage kunnen leveren tot het bewijzen van een calamiteit (misdrijf, schade of overlast) of tot het identificeren van een dader, een verstoorder van de openbare orde, een getuige of een slachtoffer, worden zij niet langer dan één maand bewaard voor ze automatisch worden gewist. Bij een calamiteit, kunnen de beelden langer worden bewaard voor verder onderzoek. De beelden kunnen in dat geval ook overgedragen worden aan de politie of de gerechtelijke autoriteiten.
4.1.2 Drones
Onze Zone beschikt ook over een drone team en drones. Deze kunnen bij grote natuurbranden, industriebranden, interventies met gevaarlijke stoffen of bij eender welke interventie opgeroepen worden.
De camera van de drone zorgt voor live beelden, realtime van de interventieplaats, en stuurt die door naar de kazerne, de brandweerwagen en de smartphones, tablets of computers van de officieren. Dit zal zorgen voor snellere informatiegaring en -doorstroming, wat een betere aanpak en betere hulpverlening betekent.
Daarnaast zal de drone als preventiemaatregel dienen, waarbij we het inzetten van manschappen kunnen beperken of vermijden om op moeilijke of onveilige plaatsen een verkenning uit te voeren (incidenten gevaarlijke stoffen, overstromingen, opsporen van branden, hoogte en diepte, ongevallen te water, …).
Tijdens de inzet van onze drones wordt rekening gehouden met de regels in het kader van de privacy en de camerawetgeving. Het is dus mogelijk dat u op de plaats van de interventie in het beeld komt van onze dronecamera’s, doch enkel de beelden die bijdragen tot het interventieverslag worden bewaard en gebruikt volgens de geldende regelgeving.
4.2 Artificiële intelligentie
Onze Zone maakt gebruik van kunstmatige intelligentie (AI) om onze dienstverlening te verbeteren en processen te optimaliseren. AI-technologieën worden ingezet voor verschillende doeleinden, zoals dataverwerking, het uitvoeren van analyses, het ondersteunen bij administratieve taken (zoals het opstellen van teksten), en het verbeteren van de gebruikerservaring. In sommige gevallen kunnen beslissingen (gedeeltelijk) automatisch genomen worden. Dit gebeurt uitsluitend binnen het kader van toepasselijke wetgeving en goedgekeurde reglementen binnen de Zone, en steeds met inachtneming van de nodige waarborgen, zoals transparantie en het recht op menselijke tussenkomst.
Alle toepassingen van AI gebeuren in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR), de Europese AI-verordening (AI Act), en het AI-beleid van de brandweerzonezone. Dit beleid bevat richtlijnen voor ethisch gebruik, transparantie en gegevensbescherming, en vormt het kader waarbinnen AI binnen onze organisatie wordt toegepast. Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om de veiligheid van jouw gegevens te waarborgen en de risico’s van AI-gebruik te beperken.
5. Rechtsgronden
Wij verwerken jouw gegevens enkel als we er een duidelijk en gerechtvaardigd doel voor hebben. Dit kan enkel om:
- een wettelijke verplichting na te komen;
- onze taken van algemeen belang of om publieke veiligheid te vervullen;
- een overeenkomst uit te voeren;
- je expliciete toestemming uit te voeren;
- een ernstige bedreiging voor jouw gezondheid te bestrijden.
- en in heel uitzonderlijke en specifieke gevallen vanuit een gerechtvaardigd belang
Voor de hulpverleningszones zijn de doelen voornamelijk verankerd in wetgeving. Bijvoorbeeld
- tussenkomst bij brand en ontploffing,
- brandpreventie,
- technische hulp aan mensen of dieren in nood,
- tussenkomst bij rampen,
- drinkwater leveren bij ernstig watertekort,
- waarschuwen van de bevolking,
- ruimen van vervuiling op de openbare weg,
- tussenkomst bij falend technisch alarm.
Indien de zone op basis van wetgeving uw gegevens verwerkt, is er geen toestemming nodig. U wordt op het moment van het verwerken (inzamelen) van uw gegevens hierover ingelicht.
Ook in uitvoering van een overeenkomst (zoals een betalende opdracht), het vrijwaren van uw vitaal belang, het algemeen belang of een ander gerechtvaardigd belang is het niet nodig om uw toestemming te geven.
Indien uw expliciete toestemming nodig is om een verwerking uit te voeren, zal deze aan u gevraagd worden. In dat geval zal bij elke verwerking, een actieve handeling van u worden gevraagd. Voorbeelden:
- op de formulieren van de website zal u actief moeten aanvinken dat u akkoord gaat met de aangeboden verwerkingen.
- Op papieren formulieren is eveneens voorzien dat u actief “aanvinkt” akkoord te gaan met de verwerkingen.
Bij elke inzameling van persoonsgegevens wordt duidelijk gemaakt voor welk doeleinde uw gegevens worden opgevraagd.
Een overzicht van de verschillende verwerkingen met de daarbij horende rechtsgronden houdt de Zone bij in haar register van verwerkingsactiviteiten (verplicht door GDPR art. 30).
We delen jouw gegevens enkel met instanties mits expliciete toestemming van jou of als regelgeving ons daartoe verplicht.
6. Welke personen of categorieën van personen kunnen uw gegevens “ontvangen” (inkijken, verwerken, beheren)?
Sommige personeelsleden van onze hebben toegang tot je gegevens, voor zover zij die nodig hebben in de uitvoering van hun taken. Niet iedereen binnen de Zone heeft toegang tot dezelfde informatie. De toegangen van medewerkers van de personeelsdienst, de financiële dienst en de ambulancedienst verschillen.
Voor de uitvoer van bepaalde taken (verwerking van persoonsgegevens), doet de Zone beroep op “verwerkers”. Dit zijn externe partijen die enkel in opdracht van de Brandweerzone persoonsgegevens verwerken. Onze zone sluit als verwerkingsverantwoordelijke, verwerkersovereenkomsten af met deze “verwerkers” met het oog op het maximaal garanderen van de privacy van de betrokkenen, vertrouwelijkheid en informatieveiligheid. Voorbeelden van deze externe partijen zijn:
- ICT-bedrijven waar de zone mee samenwerkt,
- Leveranciers
- Loonadministratie
- …
Voor het uitvoeren van bepaalde taken deelt de zone de persoonsgegevens met andere hulpverleningszones en overheidsinstanties (steden, gemeentes, politie, justitie, etc.), dit kan het geval zijn
- als dat wordt opgelegd door of krachtens een wet, decreet of ordonnantie
- op grond van wettelijke verplichtingen of in bepaalde omstandigheden zijn we verplicht om persoonsgegevens door te geven aan overheidsinstanties
- in het kader van samenwerkingen: deze samenwerkingen worden altijd vastgelegd in samenwerkingsakkoorden, kaderovereenkomsten of protocolakkoorden en gebeuren steeds in het kader van de correcte implementatie van de door de gemeente te leveren diensten. Er wordt steeds rekening gehouden met de geldende regelgeving inzake privacy.
Voor de elektronische mededeling van persoonsgegevens, stelt de Zone met deze overheden een “protocol” op, overeenkomstig de bepalingen van het Vlaamse decreet betreffende het elektronische gegevensverkeer van 18 juli 2008.
Overzicht van gepubliceerde protocollen:
7. Delen met derden en/of doorgifte buiten de EU
Er worden geen persoonsgegevens gedeeld met derden, tenzij dit nodig is voor onze dienstverlening of wanneer de gegevensdeling wordt opgelegd door of krachtens een wet, decreet of ordonnantie.
In dat geval spreekt men van “ontvangers” en deze werden besproken in het vorige punt.
Ons Zone verwerkt jouw persoonsgegevens binnen de Europese Unie. De Zone gebruikt ook voor zover mogelijk IT-systemen die binnen de Europese Unie actief zijn. Indien er geen gelijkwaardig alternatief bestaat binnen de EU, dan kan de Zone gebruik maken van toepassingen die gegevens verwerken in landen buiten de EU, op voorwaarde dat deze toepassingen voldoende waarborgen bieden om te voldoen aan de Europese verordening (AVG/GDPR).
8. Hoe worden uw persoonsgegevens ingezameld?
Het verzamelen van persoonsgegevens gebeurt op drie manieren:
- we vragen de persoonsgegevens rechtstreeks bij jou op;
- we raadplegen bovenlokale authentieke gegevensbronnen van de overheid, zoals het rijksregister, de kruispuntbank sociale zekerheid, de dienst inschrijvingen voertuigen, patrimoniumdocumentatie, enz.;
- we ontvangen jouw persoonsgegevens van andere overheidsinstanties, zorginstellingen, …
9. Beveiligen
De Brandweerzone treft passende organisatorische, mensgerichte, technische en fysieke beveiligingsmaatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen onopzettelijke of onwettige verwijdering, onopzettelijk verlies, ongeoorloofde aanpassing, ongeoorloofde openbaarmaking of toegang, misbruik en enige andere onwettelijke vorm van verwerking van persoonsgegevens in ons bezit.
10. Bewaren
We bewaren jouw persoonsgegevens zo lang als nodig is om de dienstverlening en de administratieve afhandeling uit te voeren en niet langer dan noodzakelijk.
10.1 Bewaartermijnen
De hulpverleningszones in België hebben echter ook wettelijk opgelegde bewaartermijnen, dat zijn minimale en/of maximale termijnen waarin documenten ter verantwoording en ter beschikking moeten zijn voor overheidsinstanties (belastingdienst, gerechtelijke procedures …)
Daarbij volgt Brandweerzone Vlaams-Brabant West de algemene richtlijnen van het Rijksarchief, zie archiefselectielijst_nl-05-2020.pdf
10.2 Archiveren
Bepaalde gegevens kunnen langer bewaard worden met het oog op archivering in het algemeen belang (artikel 89 AVG/GDPR), wetenschappelijk of historisch onderzoek of statistische doeleinden. Zo kan het zijn dat we je persoonsgegevens in ons archief toch langer bewaren dan de bewaartermijn die we eerst opgeven. Het verwerkingsdoel is dan wel veranderd.
Pseudonimisering en/of anonimiseren zal dan waar mogelijk worden toegepast zodat identificatie van betrokkenen niet meer mogelijk is.
11. Informatie
11.1 Rechten van de betrokkene
Binnen de wetgeving heb je verschillende rechten voor de verwerking van jouw gegevens waarop je je kan beroepen. De Zone houdt hiertoe een register van verwerkingsactiviteiten bij. Je hebt het recht op:
- Inzage: je hebt het recht om inzage te krijgen tot de gegevens die wij over jou verwerken, en voor zover er daarbij geen wettelijke beperking is.
- Rectificatie: het kan gebeuren dat bepaalde gegevens die de zone heeft opgeslagen over jou niet (meer) correct zijn. Je kan altijd vragen om die gegevens te laten verbeteren of vervolledigen voor zover dit wettelijk is toegelaten.
- Verwijdering: je kan steeds vragen om gegevens die de Zone over jou bijhoudt te laten verwijderen, voor zover dit wettelijk toegelaten is.
- Overdracht: je hebt het recht om te vragen om persoonsgegevens die je zelf aan onze Zone hebt gegeven, aan jou of aan een derde partij over te dragen. Er gelden wel een aantal beperkingen op dit recht, waardoor het niet van toepassing is op alle gegevens.
- Beperking: je kan vragen om de verwerking van een aantal gegevens te laten beperken, voor zover dit wettelijk toegelaten is.
- Bezwaar: wanneer je het niet eens bent met de manier waarop de zone bepaalde gegevens van jou verwerkt, dan kan je je daartegen verzetten. Wij zullen dit verzet inwilligen tenzij er wettelijke of dwingende gronden zijn om dat niet te doen.
- Verzet tegen Automatische profilering: je hebt het recht om je te verzetten tegen automatische profilering of een uitsluitend op geautomatiseerde verwerking gebaseerd besluit. Onze Zone maakt geen gebruik van profilering op basis van automatische verwerkingen (logaritmes).
Wij kunnen je vragen om jezelf te legitimeren voordat wij gevolg kunnen geven aan voornoemde verzoeken.
Je hebt het recht om één gratis kopie van je persoonsgegevens te verkrijgen of ontvangt de opgevraagde persoonsgegevens in een gestructureerde, gangbare en machine leesbare vorm. Voor extra kopieën of een kennelijk ongegronde of buitensporig verzoek kunnen we een administratieve kost aanrekenen.
11.2 Toestemming
Je hebt steeds het recht om jouw toestemming voor de verwerking van je gegevens in te trekken, indien de verwerking gebaseerd is op jouw toestemming. De gegevens verwerkt in de periode waarin je jouw toestemming hebt verleend, blijven rechtmatig verwerkt.
12. Klachten
Als je het niet eens bent met de verwerking van jouw gegevens, of je hebt inbreuken vastgesteld, of je bent niet akkoord met een antwoord dat je ontvangen hebt op je vraag, of je hebt geen reactie ontvangen van onze Zone binnen de 30 dagen nadat de vraag ontvangen werd, kan je je wenden tot de gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) in België
Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
TEL: +32 (0)2 274 48 00
FAX: +32 (0)2 274 48 35
Startpagina burger | Gegevensbeschermingsautoriteit
Een bemiddeling aanvragen | Gegevensbeschermingsautoriteit
Klacht indienen | Gegevensbeschermingsautoriteit
Cookies zijn kleine tekstbestanden, die bij het bezoeken van websites op je computer kunnen worden bewaard. In dit tekstbestand wordt informatie opgeslagen, zoals bijvoorbeeld je taalvoorkeur voor een website. De website van onze hulpverleningszone bewaart geen cookies.