Privacyverklaring Hulpverleningszone Vlaams-Brabant West
————————————————————————
1. Bescherming van persoonsgegevens
2. Tot wie kunt u zich wenden met vragen?
3. Voor welke doeleinden worden uw gegevens verwerkt?
4. Welke personen of categorieën van personen kunnen uw gegevens “ontvangen” (inkijken, aanpassen, beheren)?
5. Hoe worden uw persoonsgegevens ingezameld?
6. Hoe lang worden uw gegevens bewaard?
7. Wat zijn uw rechten?
a. Recht op intrekken toestemming
b. Recht op indienen klacht bij toezichthoudende autoriteit
8. Op basis waarvan mogen wij uw gegevens verwerken?

————————————————————————

1. Bescherming van persoonsgegevens

De hulpverleningszone hecht groot belang aan de bescherming van de persoonlijke levenssfeer en verwerkt de persoonsgegevens die haar verstrekt worden met de grootste zorg. Hieronder geven we graag meer uitleg hoe wij met de persoonlijke gegevens van onze burgers omspringen. Dit doen we volgens de transparantieplicht binnen de privacywetgeving en in het bijzonder de Algemene gegevensverordening / General Data Protection Regulation (AVG / GDPR). Het privacybeleid van ons bestuur valt onder het algemeen gevoerde informatieveiligheidsbeleid van ons bestuur.

2. Tot wie kunt u zich wenden met vragen?
De hulpverleningszone [Hulpverleningszone Vlaams-Brabant West, Luchthavenlaan 4, 1800 Vilvoorde] is de verwerkingsverantwoordelijke. De individuele ambtenaar die uw persoonsgegevens verwerkt wordt – in de betekenis van de GDPR – niet beschouwd als verantwoordelijke.

Met vragen over het gevoerde privacybeleid en de genomen maatregelen kunt u terecht bij de zonecommandant via het e-mailadres [communicatie {at} zvbw {dot} be] en/of bij onze functionaris voor de gegevensbescherming via het e-mailadres privacy {at} zvbw {dot} be.

3. Voor welke doeleinden worden uw persoonsgegevens verwerkt?

Ons bestuur verwerkt uw persoonsgegevens om de dienstverlening van de hulpverleningszone te kunnen uitvoeren.
De hulpverleningszone verwerkt uw gegevens niet voor commerciële doeleinden. Noch gebruikt ons bestuur uw gegevens om interesseprofielen (profiling) aan te maken, zonder dat u hiervoor uw toestemming geeft.
Het is mogelijk dat uw gegevens worden verwerkt via automatische besluitvorming. Dit gebeurt dan enkel in het kader van goedgekeurde wetgeving of gemeentelijke reglementen.

Camerabewaking
Ons bestuur maakt gebruik van cameratoezicht op haar locaties en in haar gebouwen om haar eigendommen en die van haar bewoners, bezoekers en personeel te beschermen.
De gegevensverwerking die als gevolg daarvan plaatsvindt, is noodzakelijk voor de behartiging van het gerechtvaardigd belang van ons bestuur tot beveiliging van personen en goederen.
Toegang tot de camerabeelden is enkel mogelijk voor geautoriseerde personen. De camerabeelden worden maximaal 30 dagen bewaard voordat ze automatisch worden gewist, tenzij er een calamiteit heeft plaatsgevonden. In dat geval worden de beelden gewist wanneer ze niet meer nodig zijn in het kader van de calamiteit. Bij een calamiteit kunnen de camerabeelden, binnen de wettelijke kaders, ter beschikking worden gesteld aan politie en justitie ter ondersteuning van een aangifte van een strafbaar feit. De camerabeelden zullen niet met andere derden worden gedeeld, tenzij daar een (wettelijke) verplichting toe bestaat. Er worden in principe geen geluidsopnamen gemaakt.

4. Welke personen of categorieën van personen kunnen uw gegevens “ontvangen” (inkijken, aanpassen, beheren)?

De personeelsleden van onze hulpverleningszone hebben toegang tot uw gegevens, voor zover zij die nodig hebben in de uitvoering van hun taken. Niet iedereen binnen het bestuur heeft toegang tot dezelfde informatie. De toegangen van medewerkers van bijvoorbeeld de dienst bevolking en de dienst ruimtelijke ordening verschillen.
Voor de uitvoer van bepaalde taken doet het bestuur beroep op “verwerkers”. Dit zijn externe partijen die enkel in opdracht van het bestuur persoonsgegevens verwerken. Voorbeelden van deze externe partijen zijn:
• ICT-bedrijven waar het bestuur mee samenwerkt,
• intercommunales die personeelsleden ter beschikking stellen om het beleid te helpen uitvoeren.
Het bestuur stelt met deze verwerkers een “verwerkersovereenkomst” op, overeenkomstig de bepalingen van de GDPR/AVG.

5. Hoe worden uw persoonsgegevens ingezameld?

Wij kunnen rechtstreeks bij u de gegevens opvragen, of wij uw gegevens verkrijgen van andere overheden. Ons bestuur is aangesloten bij de nodige machtigingen van de Sectorale Comités van de Privacycommissie (nu Gegevensbeschermingsautoriteit) om aan gegevensdeling in het kader van eGovernment te doen en om te voldoen aan het principe van uniek gebruik (‘only once’). Zo heeft de hulpverleningszone toegang tot het Rijksregister.
Voor toekomstige gegevensuitwisselingen met andere overheden zal onze hulpverleningszone protocollen afsluiten, zoals voorgeschreven door het AVG-decreet.

6. Hoe lang worden uw gegevens bewaard?

Uw gegevens worden bewaard zo lang als nodig is om de dienstverlening uit te voeren. Bepaalde gegevens zullen langer bewaard worden indien de archiefwetgeving ons hiertoe verplicht.

7. Wat zijn uw rechten?

U heeft het recht om inzage te krijgen tot de gegevens die wij over u verwerken. Hiervoor kan u de zonecommandant (communicatie (at) zvbw {dot} be) of de functionaris voor gegevensbescherming (privacy {at} zvbw {dot} be) contacteren. Het bestuur houdt hiertoe een register van verwerkingsactiviteiten bij (verplicht door GDPR art. 30). U heeft onder meer het recht om :
• gegevens over u te (laten) verbeteren (rectificatie)
• uw gegevens te (laten) wissen
• de verwerking van uw gegevens te beperken
• bezwaar te maken tegen de verwerking van uw gegevens
• uw gegevens op te vragen in een leesbaar bestand om zo deze gegevens over te dragen naar een andere instantie (recht op gegevensoverdraagbaarheid)

a. Recht op intrekken toestemming

U heeft steeds het recht om uw toestemming voor de verwerking van uw gegevens in te trekken, indien de rechtmatigheid van de verwerking is gebaseerd op uw toestemming. De gegevens verwerkt in de periode waarin u uw toestemming heeft verleend, blijven rechtmatig verwerkt.

b. Recht op indienen klachten bij toezichthoudende autoriteit

Als u het niet eens bent met de verwerking van uw gegevens, of u hebt inbreuken vastgesteld kan u zich wenden tot de Vlaamse Toezichtcommissie voor de verwerking van persoonsgegevens:

Vlaamse Toezichtcommissie
Koning Albert II-laan nr. 15, 1210 Brussel
contact {at} toezichtcommissie {dot} be

https://overheid.vlaanderen.be/digitale-overheid/vlaamse-toezichtcommissie/klachtenprocedure

8. Rechtsgrond voor de verwerking van uw gegevens

De GDPR bepaalt dat er verscheidene rechtsgronden zijn op basis waarvan uw persoonsgegevens mogen verwerkt worden.

Voor de hulpverleningszone zijn de doelen voornamelijk verankerd in wetgeving. Voorbeelden:
• tussenkomst bij brand en ontploffing,
• brandpreventie,
• technische hulp aan mensen of dieren in nood,
• tussenkomst bij rampen,
• drinkwater leveren bij ernstig watertekort,
• waarschuwen van de bevolking,
• ruimen van vervuiling op de openbare weg,
• tussenkomst bij falend technisch alarm.

Indien het bestuur op basis van wetgeving uw gegevens verwerkt, is er geen toestemming nodig. U wordt op het moment van het verwerken (inzamelen) van uw gegevens hierover ingelicht.

Ook in uitvoering van een overeenkomst (zoals een betalende opdracht), het vrijwaren van uw vitaal belang of het algemeen belang is het niet nodig om uw toestemming te geven.

Indien uw expliciete toestemming nodig is om een verwerking uit te voeren, zal deze aan u gevraagd worden.
In dat geval zal bij elke verwerking, een actieve handeling van u worden gevraagd. Voorbeelden:
– op de formulieren van de website zal u actief moeten aanvinken dat u akkoord gaat met de aangeboden verwerkingen.
– Op papieren formulieren is eveneens voorzien dat u actief “aanvinkt” akkoord te gaan met de verwerkingen.
Bij elke inzameling van persoonsgegevens wordt duidelijk gemaakt voor welk doeleinde uw gegevens worden opgevraagd.

Een overzicht van de verschillende verwerkingen met de daarbij horende rechtsgronden houdt het bestuur bij in haar register van verwerkingsactiviteiten (verplicht door GDPR art. 30). U kan dit op eenvoudig verzoek inkijken.