Elektronische facturatie via Peppol

Vanaf 1 maart 2024 is elektronische facturatie verplicht voor alle overheidsopdrachten. Dit gebeurt volgens de Europese Richtlijn 2014/55/EU, uitgevoerd via het KB van 9 maart 2022. Wij maken gebruik van het Peppol-netwerk voor een veilige en gestandaardiseerde uitwisseling van e-facturen.

 

Waarom e-facturatie?

• Snellere verwerking en betaling van facturen.
• Geen risico op verloren facturen.
• Verminderde kans op fouten en fraude.
• Besparing op papier-, port- en envelopkosten.

Een e-factuur is geen PDF, maar een XML-bestand dat via Peppol wordt verzonden. Facturen die op een andere manier worden ingediend, kunnen wij helaas niet accepteren. Enkel in uitzonderlijke gevallen kan er nog per e-mail gefactureerd worden. Stuur hiervoor uw aanvraag naar: leveranciers@zvbw.be.

 

Wat heeft u nodig om te factureren via Peppol?

U heeft een aangepaste facturatietool nodig en toegang tot het Peppol-netwerk. Dit kan geregeld worden via een gecertificeerd Access Point. Neem hiervoor contact op met uw softwareleverancier.

Ons Peppol-identificatienummer:
BE0500.929.081 (Hulpverleningszone Vlaams-Brabant West)

 

Nuttige links:

De Vlaamse Overheid – Het Facilitair Bedrijf:

• e-invoicing informatie voor leveranciers
• juridisch kader

De Vlaamse Overheid – Agentschap innoveren en ondernemen (VLAIO):

• fiscale aftrek voor kosten van e-facturatie
• investeringsaftrek voor digitale investeringen

 

Vormvereisten factuur

 Om uw factuur vlot te kunnen verwerken, vragen wij u:

• Per bestelbon een afzonderlijke factuur op te maken.
• Uw factuur tijdig te bezorgen nl. binnen de 30 dagen na beëindiging van uw werk, levering of dienst.
• Uw factuur elektronisch te bezorgen via Peppol (indien geen uitzondering van toepassing)
• De vormvereisten inzake facturatie correct toe te passen:
  • Btw-wetgeving (btw-percentage, btw verlegging, reden van vrijstelling, …)
  • Minimale vermeldingen:
    • onze bestelreferentie (via het veld “orderreference” of “PO-nummer”)
    • ondernemings- en btw-nummer van beide partijen
    • facturatieadres van beide partijen (= maatschappelijke zetel)
    • factuurnummer en -datum
    • leveringsadres en -datum
    • gedetailleerde omschrijving van uw uitgevoerde werk, levering of dienst. Indien van toepassing: uw offertenummer, contract, correspondentie, contactpersonen, …
    • uw IBAN nummer en mededeling voor betaling

Tenslotte informeren wij u graag dat het aanvaarden van een overheidsopdracht impliceert dat u de verificatie- en betalingsvoorwaarden conform de wetgeving voor overheidsopdrachten respecteert.

Indien u praktische vragen heeft, kunt u ons steeds contacteren via leveranciers@zvbw.be.